In Deutschland wird die Verantwortung für Unstimmigkeiten in Kassen, wie das Erhalten von zu viel oder zu wenig Wechselgeld, durch Vorschriften geregelt, die die Integrität und Genauigkeit von Kassentransaktionen sicherstellen sollen. Wichtige Aspekte dieser Regelungen umfassen:
1. Technische Sicherheitsanforderungen für elektronische Aufzeichnungssysteme:
Laut einem Gesetzentwurf, der seit Juli 2016 erweitert wurde, müssen elektronische Kassensysteme über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Diese Anforderungen sollen die Echtheit der Aufzeichnungen gewährleisten und heimliche Manipulationen verhindern.
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2. Kassen-Nachschau:
Das Gesetz sieht vor, dass Steuerprüfer unangekündigte Kassen-Nachschauen durchführen können, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der bar basierten Belege zu überprüfen.
3. Strafen bei Verstößen:
Bei Verwendung eines Systems, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, oder wenn die Sicherheitseinrichtung in elektronischen Aufzeichnungssystemen fehlt oder nicht korrekt verwendet wird, können Strafen bis zu 25.000 Euro verhängt werden.
4. Belegausgabepflicht:
Seit September 2020 müssen elektronische Datenspeichersysteme elektronische Belege ausstellen, und alle Beteiligten müssen für jede Geschäftstransaktion einen Beleg erhalten. Dieser kann in Papierform oder digital vorliegen, falls vom Empfänger gewünscht.
5. GoBD-Konformität:
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bleiben bestehen und werden durch die Kassensicherheitsverordnung ergänzt.
6. KassenSichV:
Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Diese Einrichtung soll die gespeicherten Daten vor Manipulation schützen. Die Verordnung verlangt, dass jede Transaktion mit einem unveränderbaren, digitalen Signatur-Item versehen wird. Die technischen Sicherheitseinrichtungen müssen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein.
7. DSFinV-K 2.3:
Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) definiert die Anforderungen an die Daten, die von den Kassensystemen zur Verfügung gestellt werden müssen, um eine ordnungsgemäße Buchführung und Revisionssicherheit zu gewährleisten. Diese beinhalten detaillierte Vorgaben zur Speicherung von Transaktionsdaten und zum Export dieser Daten in einem standardisierten Format für die Finanzverwaltung.
Die Nichteinhaltung der Anforderungen aus der KassenSichV und DSFinV-K kann zu den genannten Strafen führen. Es ist daher für Unternehmen von großer Bedeutung, die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zu kennen und entsprechend umzusetzen, um Sanktionen zu vermeiden.
Die DSFinV-K und KassenSichV tragen gemeinsam dazu bei, dass Transaktionen lückenlos und manipulationssicher aufgezeichnet werden. Dies dient nicht nur dem Schutz des Fiskus vor Umsatzsteuerausfällen, sondern auch dem Schutz der Verbraucher und der Integrität des Wettbewerbs.
Für spezifische Fragen zu diesen Regelungen und wie sie in der Praxis angewendet werden sollten, ist es ratsam, sich an einen Fachanwalt oder Steuerberater zu wenden, der Erfahrung mit den Anforderungen an elektronische Kassensysteme hat.
