Schärfere Anforderungen an Kassensysteme ab 2017/ 2020/ 2023
Der Grund für die neuen Anforderungen an die elektronische Kassenführung wurde durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 und 14.11.2014 noch einmal neu ausgelegt in Details erklärt.
Nach den neuen Regelungen müssen alle elektronischen Daten der Kassensysteme spätestens ab 01.01.2017 einer Speicherung der jeweiligen Einzeldaten unterzogen werden.
Die Bundesregierung hat mit Seinem aktuellen Gesetzesentwurf eine weitere Verschärfung der Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften geplant. Auch neue Vorgaben zu den technischen Anforderungen an Kassensysteme sind darin enthalten und sollen ab dem 01.01.2020 greifen.
Die endgültige Wirkung der Neuregelungen soll dann ab dem 01.01.2023 gelten.
Ab 01.01.2017 gilt bereits der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht, das bedeutet, dass sämtliche Einzeldaten aufgezeichnet werden müssen. Zu den abzuspeichernden Daten gehören nicht nur Journaldaten, sondern auch „Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten“ (z.B. Programmierungsänderungen an der Kasse, vollständige Historie sämtlicher im System hinterlegter Warengruppen, Artikel und Preise). Außerdem ist es zu beachten, dass auch alle Geschäfte und Buchungen mit einer EC-Karte ebenfalls erfassungspflichtig sind.
Eine weitere Forderung des Finanzamtes betrifft das Dateiformat, des es muss das von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung gelesen werden kann (Schnittstellenerfordernis). Besonders große Bedeutung hat für die Finanzverwaltung die Manipulationssicherheit und Nachverfolgbarkeit der Daten.
Hierbei muss gewährleistet sein, dass stornierten Artikel nachweisbar angezeigt werden. Es dürfen keine Daten endgültig gelöscht werden, ohne dass man es nachvollziehen kann. Erfüllt das bisherige betriebliche Kassensystem diese Anforderungen nicht, muss zur Vermeidung von hohen Rechnungen vom Finanzamt auf ein neues Kassensystem umgestellt werden.
Hierbei empfehlen wir das Blitz!Kasse System mit der bereits eingebauten INSIKA, den bereits ab dem 01.01.2020 dürfen nur noch Kassensysteme zum Einsatz kommen, die neben einem sog. Fiskalspeicher (vereinfacht ausgedrückt ein vom BSI zertifiziertes System zur Datenspeicherung) auch über eine entsprechende Schnittstelle zum Auslesen der Daten verfügen (INSIKA).
Außerdem muss beachtet werden, dass eine sog. Kassennachschau eingeführt wird. Hierbei erhält Finanzamt das Recht, ohne vorherige Ankündigung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und vor allem die tägliche Kassensturzfähigkeit der Kasse vor Ort zu überprüfen.
Falls es zu Beanstandungen bei der Kassenführung kommt, kann sofort zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Zudem können künftig Verstöße gegen eine ordnungsgemäße Kassenführung einem Bußgeld bis zu 25.000 € belegt werden.
Die bereits in Kraft getretenen Kassenanforderungen (ab 01.01.2017) verpflichten ein Geschäft, dass folgende Daten müssen digital und einzeln (d.h. diese Daten dürfen nicht zusammengefasst, bzw. verdichtet werden) gespeichert und für den gesamten Aufbewahrungszeitraum vorgehalten werden: Journaldatei mit allen einzelnen Geschäftsvorfällen (somit auch alle Stornobuchungen), alle Auswertungsdateien (z. B. Warengruppenberichte).
Sie müssen ebenfalls beachten, dass alle Programmierungsdateien und deren Änderungen (kein Überschreiben der bisherigen Programmierung zulässig) Stammdatendateien und deren Änderungen (ebenfalls kein Überschreiben zulässig), Strukturinformationen, Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten) gespeichert werden müssen.
Ferner sind folgende weitere Unterlagen zu führen und aufzubewahren: · Bedienungsanleitung, Programmieranleitung.
BITTE BEACHTEN SIE!
Das Mandanten Rundschreiben basiert auf Informationen, die wir als zuverlässig ansehen. Eine Haftung kann jedoch aufgrund der sich ständig ändernden Gesetzeslage nicht übernommen werden.
Die bereits aufgezählten Änderungen gelten als Übergangsregelung bis zum 31.12.2022. Falls Sie ein Kassensystem nach dem 25.11.2010 erworben haben, welches den Anforderungen an die Kassensysteme zum 01.01.2017 gerecht wird, gewährt der Gesetzgeber diese Übergangsfrist. Das bisherige System darf in diesem Fall weiter verwendet werden und braucht die technischen Anforderungen, die ab dem 01.01.2020 gelten, noch nicht erfüllen.
Sie müssen sich aber im klarem sein, dass ab dem 01.01.2023 diese Kassen nicht mehr verwendet werden dürfen.
Die Übergangsregelung gilt jedoch nicht bei der Kassennachschau. Diese kann jederzeit erfolgen. Auch die Verschärfung der Bußgeldvorschriften ist bereits aktiv.
Ferner kann die Regelung nur in Anspruch genommen werden, wenn die vorhandene Kasse mit Hard- und Software nachweislich ausgerüstet wurde, um den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 gerecht zu werden. Falls dies nicht der Fall ist, muss eine neue Kasse schnellstmöglich erworben werden.
Trotz der Neuregelungen bleibt es weiterhin möglich eine offene Ladenkasse zu führen. Da der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei einer offenen Ladenkasse existiert und hiervon nur abgewichen werden darf, wenn die Einzelaufzeichnung nicht durchführbar ist, besteht in diesem Gebiet noch rechtliche Bedenken.
Geklärt ist lediglich, dass eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel unter dem Aspekt der Zumutbarkeit nicht erforderlich ist, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden.
Fazit
Die Finanzverwaltung prüft verstärkt die Einhaltung aller neuen Regelungen und bei Verstößen könnte dies mit hohen Geldbußen und Strafen belegt werden.
Bitte beachten Sie, dass die komplette und vollständige Datenerfassung und deren Speicherung und Aufbewahrung in der Regel vor Ort in Ihrem Geschäft erfolgt, daher sind vor Ort die Neuregelungen zu beachten, nicht erst in der Steuerkanzlei.