Als Bon gilt der ausgedruckte Nachweis über einen Geschäftsvorgang an der Kasse. Der Kunde erhält einen Kassenbeleg ausgehändigt, als Nachweis darüber, dass er die gekaufte Ware bezahlt hat. Des Weiteren zeigt der Kassenbeleg auf, welche Waren, in welcher Stückzahl und zu welchem Preis gekauft wurden.

Seit 2020 verpflichtet die Belegausgabepflicht – besser bekannt als Bonpflicht – alle Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem, ihren Kunden beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen einen Beleg auszuhändigen. Nur wer eine offene Ladenkasse betreibt, ist davon nicht betroffen.

Im Rahmen des Kassengesetzes (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) wurde per 1.1.2020 eine Belegausgabeverpflichtung (=Bonpflicht) für alle elektronischen Kassen eingeführt. Auf die Art der elektronischen Kasse kommt es nicht an. Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Das bedeutet, das jeden Buchungsvorgang, das heißt für den einzelnen Geschäftsvorfall muss einerseits ein Beleg (Bon) erstellt und andererseits dem Beteiligten, also dem Gast beziehungsweise Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Wir erklären, was hinter der Vorschrift steckt und was der neue Kassenbon oder eine Rechung  enthalten muss.

Doch zuerst sollte man die jeweiligen Begriffe definieren um einen besseren Überblick und Verständnis der jeweiligen Regelungen zu bekommen.

Begriffsklärung: Bon, Beleg, Quittung und Rechnung

• Beleg ist der Oberbegriff: Darunter versteht man alle Dokumente, welche als Nachweis eines geschäftlichen Vorgangs dienen. Grundsätzlich gilt: keine Buchung ohne Beleg. Wenn Du zum Beispiel nachweisen möchtest, dass ein Leistungsempfänger von Dir eine Leistung erhalten und diese bezahlt hat, kannst Du einen Beleg verwenden.
• Ein Bon ist ein meist automatisch von elektronischen Kassensystemen erzeugtes Dokument über den Kauf und die Bezahlung von Dienstleistungen oder Waren.
• Eine Rechnung wird verwendet, um Leistungsempfängern über fällige Entgelte zu informieren. Grundsätzlich gilt eine Rechnung allein nicht als Zahlungsbeleg, sondern bestätigt, dass eine Leistung oder ein Produkt bereits dem Kunden übergeben, aber noch nicht (zur Gänze) bezahlt wurde.
• Eine Quittung wiederum bestätigt den Empfang einer Zahlung oder einer Leistung. Das bedeutet, dass der Kunde (Empfänger der Quittung) dem Leistungserbringer (Unternehmer) nichts mehr schuldig und somit der Auftrag abgeschlossen ist. Sofern sich auf einer Rechnung der Vermerk „Betrag dankend erhalten“ befindet, stellt die Rechnung auch eine Quittung dar.

Bon Anforderungen

Der Beleg kann in Papierform oder – sofern der Kunde zustimmt – elektronisch (z.B. im PDF- Format) ausgegeben werden.

Bei Belegen in Papierform muss dieser erstellt und dem Kunden angeboten werden. Verzichtet der Kunde auf den Beleg, kann dieser vernichtet werden. Eine Mitnahmeverpflichtung durch den Kunden existiert nicht.

Bei Belegen in elektronischer Form ist folgendes zu beachten:

Die Bereitstellung eines elektronischen Beleges muss in einem standardisierten Datenformat (z.B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen.

Empfang sowie Sichtbarmachung des elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein.

Auf den Übertragungsweg bei der Übermittlung der Daten z.B. per E-Mail, Whatsapp, MMS, QR-Code, Freigabe-Link etc. kommt es nicht an.

Lediglich ein Sichtbarmachen des Bons auf dem Gerät des Händlers, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme, reicht nicht aus. Auch hier kann auf die elektronische Entgegennahme verzichtet werden.

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Datum des Umsatzes
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
4. Entgelt und Steuerbetrag bzw. Steuersatz
5. Betrag je Zahlungsart
6. Zeitpunkt des Beginns und Endes der Abrechnung
7. Transaktionsnummer
8. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
9. Signaturzähler
10. Prüfwert

Rechnungsanforderungen § 14 IV UStG

( https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html )

Die Mindestanforderungen an eine Rechnung für Ihre Kunden beinhalten folgende Informationen:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer / USt-IdNr. des leistenden Unternehmens
4. Ausstellungsdatum
5. Rechnungsnummer
6. Menge & handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang
7. Zeitpunkt der Leistung
8. Entgelt
9. Steuersatz
10. Steuerbetrag

Bitte beachten Sie die Vorgaben zu Aufbewahrung von Rechnungen nach § 14bUStG.

Des Weiteren müssen die Zusatzangaben als auch Sonderregelungen nicht außer Acht gelassen werden. Hierbei handelt es sich um folgende Regeln:

Sonderregelung des § 14 VI UStG und § 31 ff. UStDV 

Die Sonderregelungen gelten als Erleichterung zu den Angaben in der Rechnung (§ 31UStDV).

Bei maschinellen Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, ist der Ausweis des Steuerbetrags in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Steuersatz angegeben wird (vgl. § 32UStDV).

(https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__32.html )

Folgende Angaben sind bei Rechnungen über Kleinbeträge mit verminderten Anforderungen, wenn der Gesamtbetrag die Höhe von 250€ nicht übersteigt, verpflichtend:  (vgl. §§ 33 & 35UStDV)

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art & Umfang
4. Gesamtbetrag
5. Steuersatz

Befreiung von der Belegausgabepflicht – Ausnahmen per Antrag an das örtliche Finanzamt

Wie in der Gesetzgebung ganz allgemein üblich ist, gibt es Ausnahmen von vielen Regelungen. So ist es auch in Bezug auf die Belegausgabepflicht. Folgende Situationen zeigen Ihnen auf, wie  und wann Sie von der Belegausgabepflicht per separaten Antrag an das zuständige Finanzamt befreit werden können.

Nach § 146a Absatz 2 AO können Sie per Antrag bei den Finanzbehörden im Falle des Verkaufs von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gemäß § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht befreiet werden. Die erteilte Befreiung kann jedoch jederzeit zurückgenommen werden.

( https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html )

Nach § 148 AO „können die Finanzbehörden für einzelne Fälle oder für bestimmte Gruppen von Fällen dann Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der durch die Steuergesetze begründeten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt, und wenn darüber hinaus eine Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Die Bewilligung ist auch rückwirkend möglich“.

( https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__148.html)