Was macht die Tischreservierung in BlitzKasse Gastro?

Die Tischreservierung in BlitzKasse Gastro hilft dabei, Reservierungen direkt in der Kassenoberfläche sichtbar zu machen. Besonders in Restaurants, Cafés, Bars, Bistros und ähnlichen Gastronomiebetrieben ist es wichtig, dass Reservierungen nicht nur auf einem Zettel, in einem Kalender oder telefonisch im Kopf des Personals bleiben.

Sobald eine Reservierung an einem Tisch gespeichert wurde, erscheint die Information direkt in der Tischübersicht. Das Servicepersonal kann dadurch sofort erkennen, dass ein Tisch zu einem bestimmten Zeitpunkt reserviert ist. Zusätzlich kann ein Kommentar gespeichert werden, zum Beispiel der Name des Gastes, die Personenzahl oder ein besonderer Hinweis wie Kinderstuhl, Fensterplatz oder längere Aufenthaltsdauer.

Die Funktion ist besonders praktisch, wenn Reservierungen schnell während des laufenden Betriebs eingetragen werden sollen. Der Mitarbeiter muss dafür nicht in ein separates Reservierungsprogramm wechseln, sondern kann die Reservierung direkt an dem gewünschten Tisch erfassen.

Voraussetzungen vor der Aktivierung

Damit die Tischreservierung sauber funktioniert, sollten zuerst die grundlegenden Reservierungszeiten im Office-Bereich von BlitzKasse Gastro eingetragen werden. Die Software benötigt diese Angaben, um passende Zeitfenster für Reservierungen anbieten zu können.

Wichtig ist: Nach Änderungen im Office-Bereich sollten die Einstellungen gespeichert und die Software anschließend neu gestartet werden. Erst danach werden die neuen Reservierungseinstellungen vollständig in der Kassenoberfläche verwendet.

Schritt 1: Firmendaten öffnen und Reservierungszeiten eintragen

Öffnen Sie zuerst den Office-Bereich von BlitzKasse Gastro. Gehen Sie anschließend in den Menüpunkt Firmendaten. Unterhalb der allgemeinen Firmeninformationen befindet sich der Bereich für die Tischreservierung.

In diesem Bereich tragen Sie die Werte ein, die für die Reservierungszeiten verwendet werden sollen.

Zeitintervall in Minuten

Im Feld Zeitintervall in Min. legen Sie fest, in welchen Abständen Reservierungen möglich sein sollen. Ein typischer Wert ist zum Beispiel 20 Minuten. Dann bietet die Software Reservierungszeiten wie 10:00, 10:20, 10:40, 11:00 und so weiter an.

Welches Intervall sinnvoll ist, hängt vom Betrieb ab. Für ein Restaurant mit festen Tischzeiten kann ein anderes Intervall sinnvoll sein als für ein Café, Bistro oder eine Bar.

Öffnungszeit und Schließzeit

Danach tragen Sie die Öffnungszeit und die Schließzeit ein. Diese Zeiten bestimmen, in welchem Zeitraum Reservierungen angeboten werden.

Beispiel: Wenn der Betrieb von 10:00 Uhr bis 23:00 Uhr geöffnet ist und das Zeitintervall auf 20 Minuten steht, zeigt die Reservierungsmaske entsprechende Zeitfenster innerhalb dieses Zeitraums an.

Arbeitstage auswählen

Im nächsten Schritt wählen Sie die Arbeitstage aus. Aktivieren Sie die Wochentage, an denen Ihr Betrieb Reservierungen annimmt. Wenn Ihr Betrieb zum Beispiel nur von Montag bis Freitag geöffnet ist, werden nur diese Tage markiert.

Prüfen Sie diese Einstellung sorgfältig. Wenn ein Arbeitstag nicht markiert ist, kann es passieren, dass die Reservierungslogik für diesen Tag nicht wie erwartet verwendet wird.

Schritt 2: Reservierungsfunktion in den Kasseneinstellungen aktivieren

Wechseln Sie nun im Office-Bereich in den Menüpunkt Kasseneinstellungen. Dort muss die Funktion für die Anzeige der Reservierungszeiten und Kommentare an den Tischen aktiviert werden.

Aktivieren Sie den Schalter bei:

„Anzeige von Reservierungszeiten und Kommentaren an den Tischen aktivieren“

Je nach Version oder Bildschirmauflösung kann die Bezeichnung leicht abweichen. Gemeint ist die Funktion, mit der Reservierungsinformationen direkt an den Tischen angezeigt werden.

Schritt 3: BlitzKasse Gastro neu starten

Nach dem Speichern der Einstellungen sollte BlitzKasse Gastro vollständig neu gestartet werden. Schließen Sie die Software und starten Sie sie anschließend erneut.

Dieser Schritt ist wichtig, damit die geänderten Einstellungen sauber geladen werden. Erst nach dem Neustart erscheint in der Tischübersicht der zusätzliche Bereich für die Reservierung.

Schritt 4: Reservierung direkt am Tisch anlegen

Öffnen Sie nach dem Neustart die Tischübersicht. Auf den Tischflächen erscheint nun ein zusätzlicher Bereich mit einem kleinen Uhr- beziehungsweise Reservierungssymbol.

Klicken Sie auf diesen Bereich am gewünschten Tisch. Danach öffnet sich ein Reservierungsfenster. In diesem Fenster können Sie die Reservierung erfassen.

Folgende Angaben können erfasst werden

• Datum der Reservierung
• Uhrzeit der Reservierung
• Kommentar oder Hinweis zur Reservierung

Im Kommentarfeld können zum Beispiel Name, Personenzahl oder besondere Wünsche eingetragen werden.

Beispiele:

• Herr Müller – 4 Personen
• Familie Schneider – Kinderstuhl vorbereiten
• Stammgast – Tisch am Fenster
• Geburtstag – längerer Aufenthalt möglich

Nach dem Speichern erscheint die Reservierungsinformation direkt an der Tischfläche. Dadurch sieht das Personal sofort, welcher Tisch reserviert ist und welche Information zur Reservierung hinterlegt wurde.

Reservierung in Google Kalender übernehmen

In der Reservierungsmaske gibt es zusätzlich die Möglichkeit, eine gespeicherte Reservierung in den Google Kalender zu übernehmen. Wichtig ist dabei die Reihenfolge: Zuerst wird die Reservierungsinformation mit Datum, Uhrzeit und Kommentar gespeichert.

Erst nachdem die Reservierung gespeichert wurde, erscheint die Schaltfläche „in Google-Kalender“. Über diese Schaltfläche kann der gespeicherte Termin anschließend in den Google Kalender übernommen werden.

Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, sollte Google Kalender auf dem Kassenrechner verfügbar sein. In der Praxis bedeutet das: Der Browser muss geöffnet beziehungsweise erreichbar sein und der Benutzer sollte im richtigen Google-Konto angemeldet sein.

Diese Funktion kann besonders hilfreich sein, wenn Reservierungen nicht nur in der Kasse sichtbar sein sollen, sondern zusätzlich in einem zentralen Kalender gepflegt werden.

Wichtige Hinweise zur Tischreservierung

Die Funktion arbeitet mit der klassischen Tischübersicht

Die Tischreservierungsfunktion ist für die klassische Tischübersicht vorgesehen. Sie arbeitet nicht mit dem grafischen Tischplan.

Reservierung auch bei offenen Bestellungen sichtbar

Wenn ein reservierter Tisch aktuell als offener Tisch oder geparkte Bestellung geführt wird, kann die Reservierungsinformation auch in der Übersicht der geparkten Bestellungen angezeigt werden. So bleibt der Hinweis für das Personal sichtbar, auch wenn der Tisch bereits im laufenden Betrieb genutzt wird.