Unternehmer stehen vor neuen Herausforderungen in Bezug auf die Rechnungsstellung, insbesondere im Kontext des Wachstumschancengesetzes. Die Grundregel, dass Unternehmer berechtigt sind, Rechnungen auszustellen, wenn sie Lieferungen oder Leistungen erbringen, bleibt bestehen. Jedoch bringt das Wachstumschancengesetz eine bahnbrechende Veränderung mit sich – die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E.
Wer ist betroffen?
Diese Verpflichtung betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), wobei sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein müssen. Die Ansässigkeit im Inland erfordert dabei einen Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte im Inland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung allein löst keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung aus.
Es ist wichtig zu beachten, dass auch Vermieter, die steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten, von dieser Verpflichtung betroffen sein können, sofern sie mittels Option (§ 9 UStG) steuerpflichtig sind.
Ab wann gilt die Verpflichtung?
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Aufgrund des erwarteten Umsetzungsaufwandes für Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch großzügige Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.
Bis Ende 2026 dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, erfordern jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Bis Ende 2027 besteht die Möglichkeit, Papierrechnungen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze zu verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben ebenfalls zulässig, erfordern jedoch Zustimmung des Rechnungsempfängers und die Bedingung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hat.
Für Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) diese Grenze überschreitet, besteht die Option, Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) zu übermitteln, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen.
Ab 2028 müssen die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend eingehalten werden.
Wichtige Informationen:
Elektronischer Datenaustausch (EDI) und die Zukunft der Rechnungsstellung: Eine detaillierte Erklärung
Die Zukunft der Rechnungsstellung steht vor bedeutenden Veränderungen, insbesondere im Hinblick auf den elektronischen Datenaustausch (EDI) und die geplanten ViDA-Maßnahmen. Diese Entwicklungen sind entscheidend für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse an die sich ändernden gesetzlichen Anforderungen anpassen müssen.
EDI-Verfahren und seine Fortführung:
Das elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) bleibt auch über den Übergangszeitraum und bis mindestens 31. Dezember 2027 weiterhin anwendbar. Dies bedeutet, dass Unternehmen dieses bewährte Verfahren weiterhin nutzen können, um ihre Umsatzsteuerinformationen auszutauschen und somit den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden.
Allerdings gibt es eine entscheidende Bedingung: Das EDI-Verfahren bleibt nur anwendbar, wenn die ausgetauschten Umsatzsteuerinformationen den Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser kompatibel sind. Die CEN-Norm EN 16931 legt europaweit einheitliche Regeln für den elektronischen Datenaustausch von Rechnungen fest. Daher ist es von größter Bedeutung, dass die Informationen, die durch das EDI-Verfahren übermittelt werden, den festgelegten Normen entsprechen.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre bestehenden EDI-Systeme in der Lage sind, die notwendigen Umsatzsteuerinformationen gemäß der CEN-Norm EN 16931 zu extrahieren. Dies erfordert möglicherweise Anpassungen oder Updates der bestehenden EDI-Infrastruktur, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Zukunft der Meldesysteme und ViDA-Maßnahmen ab 2028:
Ab dem Jahr 2028 wird die Einführung eines Meldesystems und der ViDA-Maßnahmen in die Praxis umgesetzt. Diese Änderungen sind darauf ausgerichtet, die Prozesse der Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen zu digitalisieren und zu optimieren.
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) erhält die Ermächtigung zur genauen Ausgestaltung des elektronischen Formats der Rechnungen. Das bedeutet, dass das BMF in der Lage sein wird, die spezifischen Anforderungen und Standards für das elektronische Rechnungsformat festzulegen. Dies ermöglicht eine genauere Regulierung und Implementierung der ViDA-Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Unternehmen effizient und rechtskonform agieren.
Unternehmen sollten daher genau verfolgen, wie sich die Ausgestaltung dieser Meldesysteme entwickelt und sicherstellen, dass ihre internen Prozesse und Systeme rechtzeitig an die neuen Anforderungen angepasst werden. Die genaue Ausgestaltung durch das BMF wird eine wichtige Rolle dabei spielen, wie Unternehmen in Zukunft ihre Rechnungen erstellen, übermitteln und verwalten.
Bitte beachten Sie folgende Hinweise:
Bei offenen Fragen oder Unsicherheiten zu diesem Thema empfehlen wir dringend, sich an fachkundige Berater wie Ihren Steuerberater zu wenden. Ihr Steuerberater ist mit Ihrer individuellen Unternehmenssituation vertraut und kann maßgeschneiderte Ratschläge und Lösungen bieten. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen erfordern möglicherweise eine detaillierte Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und eine individuelle Beratung.
https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/wachstumschancengesetz-2216866
