# BlitzKasse Blog – Trinkgeld per Karte
Trinkgeld per Karte: Warum die Trinkgeldfunktion eigentlich in die Kasse gehört
Bargeld verschwindet zunehmend aus vielen Bezahlvorgängen. Damit verändert sich
auch etwas so Alltägliches wie das Trinkgeld. Was früher mit einem
„Stimmt so“ erledigt war, muss bei Kartenzahlung technisch verarbeitet werden.
Dabei stellt sich eine wichtige Frage:
Muss das EC-Terminal das Trinkgeld verwalten – oder ist die Kassensoftware dafür eigentlich der bessere Ort?
Bar oder Karte: Der Gast meint dasselbe – technisch ist es etwas anderes
Eine typische Situation:
47,50 €Trinkgeld
2,50 €Gesamtzahlung
50,00 €
Bei Bargeld ist dieser Vorgang für Gast und Bedienung intuitiv.
Der Gast gibt 50 Euro und sagt „Stimmt so“.
Bei einer Kartenzahlung müssen dagegen zwei Informationen auseinandergehalten werden:
Der eigentliche Rechnungsbetrag beträgt 47,50 Euro.
Zusätzlich möchte der Gast freiwillig 2,50 Euro Trinkgeld geben.
Für die Zahlung ergibt sich trotzdem nur ein Gesamtbetrag:
50,00 Euro.
Muss das EC-Terminal eine Trinkgeldfunktion haben?
Viele moderne Kartenterminals können selbst nach Trinkgeld fragen.
Auf dem Bildschirm erscheinen dann beispielsweise Prozentwerte oder eine Möglichkeit,
einen eigenen Betrag einzugeben.
Diese Lösung ist bequem – solange das eingesetzte Terminal und die verwendete
Zahlungsintegration die benötigte Funktion unterstützen.
Allerdings können sich Funktionen je nach Terminal, Anbieter und technischer
Anbindung unterscheiden.
wenn die Kassensoftware den gesamten Geschäftsvorgang ohnehin schon kennt?
Ein Zahlungsterminal muss zunächst wissen, wie viel Geld bezahlt werden soll.
Die Kassensoftware kennt dagegen den Kontext:
- den Rechnungsbetrag,
- die gebuchten Positionen,
- den aktuell angemeldeten Bediener,
- die Zahlungsart,
- den Beleg,
- die Tagesauswertung
- und weitere interne Auswertungen.
Genau deshalb kann es sinnvoll sein, die Trinkgeldlogik bereits in der Kasse
abzubilden und dem Zahlungsterminal anschließend nur noch den fertigen
Zahlbetrag zu übergeben.
Die Kasse rechnet – das Terminal kassiert
48,00 €Trinkgeld
5,00 €Zu bezahlen
53,00 €
Kennt das Kassensystem den Trinkgeldbetrag bereits, kann der technische Ablauf
sehr einfach aussehen:
Die Kasse weiß:
48,00 Euro Rechnung plus 5,00 Euro Trinkgeld.
Das angebundene EC-Terminal erhält – sofern die verwendete Schnittstelle diesen
Ablauf unterstützt – lediglich:
53,00 Euro bezahlen.
Kassensoftware = Geschäftsvorgang, Trinkgeldlogik und Auswertung.
EC-Terminal = Durchführung der Zahlung.
Damit muss die eigentliche Trinkgeldfunktion nicht zwingend im
Zahlungsterminal selbst stecken.
Trinkgeld in Prozent oder als fester Betrag?
Auch bei der Auswahl gibt es unterschiedliche Gewohnheiten.
Variante 1: Prozentwerte
Prozentwerte können besonders bei höheren Rechnungsbeträgen sinnvoll sein.
Variante 2: Feste Beträge
In einem Café, Bistro oder Imbiss können feste Beträge dagegen übersichtlicher sein.
Entscheidend ist nicht, welche Variante allgemein „besser“ ist.
Entscheidend ist, dass ein Betrieb die für seinen Alltag passende Logik verwenden kann.
Wie kann eine Kassensoftware Trinkgeld technisch erfassen?
Eine Möglichkeit besteht darin, Trinkgeld innerhalb der Kassensoftware
technisch über einen speziellen internen Artikel mit variablem Betrag abzubilden.
Dieser Trinkgeldartikel muss nicht auf der normalen Artikelauswahl erscheinen.
Er kann intern einer eigenen Auswertungsgruppe zugeordnet werden.
Wählt der Gast beispielsweise 5 Euro Trinkgeld, ergänzt die Kasse den laufenden
Zahlungsvorgang um genau diesen Betrag.
48,00 €Trinkgeld
5,00 €Gesamt
53,00 €
Ein „Artikel“ ist in diesem Zusammenhang zunächst eine technische Abbildung
innerhalb des Kassensystems. Daraus folgt nicht automatisch die steuerliche
Behandlung eines normalen Verkaufsartikels. Insbesondere Arbeitnehmer- und
Unternehmer-Trinkgeld müssen steuerlich unterschieden werden.
Trinkgeld kann auf dem Beleg nachvollziehbar dargestellt werden
Wird der Betrag innerhalb des Kassenvorgangs verarbeitet, kann der Beleg
Rechnung und Trinkgeld getrennt ausweisen.
Beispiel:
Speisen und Getränke: 48,00 €
Trinkgeld: 5,00 €
Gesamtzahlung: 53,00 €
Für den Kunden wird damit nachvollziehbar, warum der bezahlte Kartenbetrag
höher ist als der eigentliche Rechnungsbetrag.
Der große Vorteil: Trinkgeld wird innerhalb der Kasse auswertbar
Wenn die Trinkgeldinformation bereits im Kassensystem vorhanden ist,
kann sie auch für interne Auswertungen verwendet werden.
Wird Trinkgeld technisch einer eigenen internen Auswertungsgruppe zugeordnet,
kann im Tagesabschluss beispielsweise sichtbar gemacht werden,
welcher Trinkgeldbetrag insgesamt über das System erfasst wurde.
Beispiel einer internen Tagesauswertung:
Speisen: 3.482,40 €
Getränke: 1.965,70 €
Weitere Gruppen: 284,00 €
Erfasstes Trinkgeld: 247,50 €
Wichtig ist dabei die korrekte steuerliche und technische Zuordnung.
Eine interne Auswertungsgruppe bedeutet nicht automatisch,
dass Arbeitnehmer-Trinkgeld als steuerpflichtiger Warenumsatz behandelt werden darf.
Wie viel Trinkgeld wurde welchem Mitarbeiter zugeordnet?
Ein Kassensystem kennt im Normalfall noch eine weitere Information:
den angemeldeten Bediener.
Dadurch kann eine Software erfasste Trinkgeldbeträge technisch einem Mitarbeiter
beziehungsweise Bediener zuordnen.
Mitarbeiter B: 54,00 € Trinkgeld
Mitarbeiter C: 91,50 € Trinkgeld
Eine mitarbeiterbezogene X-Auswertung kann damit eine andere Frage beantworten
als der Tagesabschluss:
Wie viel Trinkgeld wurde insgesamt über das System erfasst?
Welcher Trinkgeldbetrag wurde welchem Bediener zugeordnet?
Arbeitnehmer-Trinkgeld und Unternehmer-Trinkgeld sind nicht dasselbe
Bei allen technischen Möglichkeiten darf eine grundlegende steuerliche
Unterscheidung nicht verloren gehen.
Nach § 3 Nr. 51 Einkommensteuergesetz können Trinkgelder für Arbeitnehmer
steuerfrei sein, wenn sie von Dritten freiwillig, ohne Rechtsanspruch und
zusätzlich zu dem Betrag gegeben werden, der für die Arbeitsleistung zu zahlen ist.
Das Bundesministerium der Finanzen stellt außerdem klar:
Trinkgeld an den Unternehmer ist Teil des Umsatzes und zu erfassen.
Arbeitnehmer-Trinkgeld muss dagegen grundsätzlich nicht über das Kassensystem
erfasst werden. Wird Arbeitnehmer-Trinkgeld in den Geldbestand der Kasse
aufgenommen, muss die Kassensturzfähigkeit technisch oder organisatorisch
sichergestellt bleiben.
Auch umsatzsteuerlich unterscheidet die Finanzverwaltung:
Freiwillige Trinkgelder an das Bedienungspersonal zählen grundsätzlich nicht
zum Entgelt des Unternehmers, während freiwillig an den Unternehmer gezahlte
Beträge unter den entsprechenden Voraussetzungen zum Entgelt gehören.
Die technische Erfassung darf Arbeitnehmer- und Unternehmer-Trinkgeld nicht
einfach steuerlich gleich behandeln.
Trinkgeld, TSE und DSFinV-K: Die Aufzeichnung muss nachvollziehbar bleiben
Die Finanzverwaltung definiert für elektronische Aufzeichnungssysteme
Anforderungen an eine nachvollziehbare und prüfbare Kassenführung.
Die DSFinV-K beschreibt dabei die standardisierte Schnittstelle für den Export
von Kassendaten im Rahmen von Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen.
Für eine Kassensoftware ist deshalb nicht nur wichtig, einen Trinkgeldbetrag
optisch anzeigen zu können.
Entscheidend ist auch, dass die tatsächliche Art des Vorgangs intern korrekt
behandelt und bei den steuerlich relevanten Daten nicht mit einem normalen
Warenumsatz verwechselt wird.
Bleibt noch eine Frage: Wer soll das Trinkgeld auswählen?
Selbst wenn die Trinkgeldlogik in der Kasse liegt, bleibt im Alltag häufig
derselbe Ablauf:
Der Mitarbeiter fragt den Gast:
„Möchten Sie Trinkgeld geben?“
Danach nennt der Gast einen Betrag und der Mitarbeiter übernimmt ihn in die Kasse.
Das funktioniert.
Aber vielleicht ist genau dieser Ablauf inzwischen nicht mehr notwendig.
Das Kundendisplay könnte mehr als nur anzeigen
Viele Kassensysteme verwenden bereits einen zweiten Bildschirm auf der Kundenseite.
Dort werden beispielsweise Artikel, Preise, der Gesamtbetrag, Informationen
oder Werbung angezeigt.
Ein Bildschirm mit Touchfunktion eröffnet eine weitere Möglichkeit:
Der Gast könnte seine Trinkgeldentscheidung selbst treffen.
Oder – je nach Konfiguration:
Die Bedienung müsste dann nicht mehr selbst nach einem Betrag fragen
und diesen anschließend eingeben.
Der Gast entscheidet direkt.
Die Kasse übernimmt das Ergebnis.
Und aus einem klassischen Kundendisplay würde damit langsam etwas anderes:
ein interaktiver Bildschirm zwischen Gast und Kassensystem.
Fazit: Nicht das Terminal sollte im Mittelpunkt stehen – sondern der Vorgang
Beim digitalen Trinkgeld wird häufig zuerst gefragt:
Vielleicht ist das inzwischen die falsche Frage.
Denn die Kassensoftware kennt Rechnung, Mitarbeiter, Beleg, Zahlungsart
und Auswertungen bereits.
Wenn sie auch das Trinkgeld verwaltet, kann sie den gewünschten Gesamtbetrag
anschließend an ein angebundenes Zahlungsterminal übergeben,
sofern die jeweilige Schnittstelle dies unterstützt.
Gleichzeitig bleiben Rechnung und Trinkgeld innerhalb der Software unterscheidbar
und können für die dafür vorgesehenen Auswertungen genutzt werden.
„Kann meine Kasse Trinkgeld richtig?“
Häufige Fragen zu Trinkgeld und Kassensystemen
Muss ein EC-Terminal eine eigene Trinkgeldfunktion besitzen?
Nicht zwingend. Wenn die Kassensoftware das Trinkgeld berechnet und die
verwendete Zahlungsschnittstelle die Übergabe des Gesamtbetrags unterstützt,
kann das Terminal einfach den fertigen Zahlbetrag erhalten.
Kann Trinkgeld per Karte bezahlt werden?
Ja. Die Kasse kann Rechnungsbetrag und Trinkgeld zu einem Gesamtzahlbetrag
zusammenführen. Intern sollte weiterhin nachvollziehbar bleiben,
welcher Teil Rechnung und welcher Teil Trinkgeld ist.
Kann das Trinkgeld in Prozent berechnet werden?
Ja. Technisch kann eine Kassensoftware beispielsweise Prozentwerte wie
5 %, 10 % oder 15 % anbieten. Alternativ sind feste Beträge wie
2 €, 5 € oder 10 € möglich.
Kann Trinkgeld einem Mitarbeiter zugeordnet werden?
Technisch ja. Kennt das Kassensystem den angemeldeten Bediener,
können erfasste Trinkgeldbeträge mit diesem Bediener verknüpft und
in entsprechenden internen Auswertungen dargestellt werden.
Ist Arbeitnehmer-Trinkgeld steuerfrei?
Freiwilliges Trinkgeld an einen Arbeitnehmer kann nach § 3 Nr. 51 EStG
steuerfrei sein, wenn es von einem Dritten ohne Rechtsanspruch und zusätzlich
zur eigentlichen Vergütung für die Arbeitsleistung gegeben wird.
Ist Unternehmer-Trinkgeld ebenfalls steuerfrei?
Nein, es gelten andere Regeln. Das Bundesministerium der Finanzen stellt klar,
dass Trinkgeld an den Unternehmer Teil des Umsatzes und zu erfassen ist.
Auch umsatzsteuerlich muss zwischen freiwilligem Trinkgeld für Arbeitnehmer
und Zahlungen an den Unternehmer unterschieden werden.
Muss Arbeitnehmer-Trinkgeld in der Kasse erfasst werden?
Nach den Informationen des Bundesministeriums der Finanzen grundsätzlich nicht.
Wird Arbeitnehmer-Trinkgeld jedoch in den Geldbestand der Kasse aufgenommen,
muss die Kassensturzfähigkeit technisch oder organisatorisch gewährleistet sein.
Was könnte ein Touch-Kundendisplay beim Trinkgeld verbessern?
Der Gast könnte die Trinkgeldauswahl selbst vornehmen, beispielsweise über
Prozentwerte, feste Beträge oder „Kein Trinkgeld“. Der Mitarbeiter müsste
die Entscheidung dann nicht für den Gast eingeben.
Offizielle Grundlagen und weiterführende Informationen
Für die steuerlichen und kassentechnischen Aussagen dieses Beitrags wurden
insbesondere amtliche Quellen verwendet:
- Bundesministerium der Finanzen – FAQ Kassengesetz / Behandlung von Trinkgeld
- Einkommensteuergesetz – § 3 Nr. 51 EStG
- Bundesministerium der Finanzen – Umsatzsteuer-Anwendungserlass zu § 10 UStG
- Bundesministerium der Finanzen – Anwendungserlass zu § 146a AO
- Bundeszentralamt für Steuern – Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)
