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Warum Kassensysteme mit einer TSE für alle Unternehmen Pflicht sind

Posted on Februar 4, 2025Februar 4, 2025 by Theresa Karpotschew

Die Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für Kassensysteme stellt eine bedeutende Änderung für alle Unternehmen in Deutschland dar, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Früher waren insbesondere kleine Dienstleister wie Friseure, Kosmetikstudios oder kleine Cafés nicht verpflichtet, manipulationssichere elektronische Kassensysteme zu verwenden und konnten noch einfachere und kostengünstigere Alternativen nutzen. Auch in der Gastronomie und im Einzelhandel wurden Kassensysteme unterschiedlich gehandhabt. Doch seit der Verabschiedung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen im Dezember 2016 und der darauffolgenden Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) im Jahr 2020 hat sich das geändert.

Die gesetzlichen Grundlagen

Am 22. Dezember 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulation der Grundaufzeichnungen verabschiedend, welches alle Unternehmen zur Verwendung manipulationssicherer Kassensysteme verpflichtete. Das Ziel dieses Gesetzes war es, Steuerhinterziehung aufgrund von manipulierten Kassenaufzeichnungen zu verhindern. Um Steuerhinterziehung weiter zu erschweren, löste am 1. Januar 2020 ein neues Gesetz die alten Vorschriften ab. Seitdem müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein.

Warum die Regelung für alle gilt

Früher galten für kleinere Unternehmen häufig Ausnahmen, da viele von ihnen einfache Registrierkassen oder manuelle Aufzeichnungsmethode verwendeten. Dies reichte meistens für die Aufzeichnung aus und verschonte die kleinen Unternehmen vor großen Mehraufwand und Kosten durch die Anschaffung von TSE-fähigen Kassensystemen und der technischen Sicherheitseinrichtung selbst. Um jedoch faire Wettbewerbsbedingungen zu schaffen und allen die mögliche Steuerhinterziehung gleich zu erschweren, wurden die Anforderungen in der neuen Gesetzgebung vereinheitlicht. Aus diesem Grund ist die Manipulationssicherheit branchenübergreifend Plicht und das unabhängig von Umsatz und Größe des Unternehmens.

Die Rolle der Übergangsfristen

Trotz dessen, dass die KassenSichV am 1. Januar 2020 in Kraft trat, wurden den Unternehmen Übergangsfristen gewährt, damit diese überhaupt eine Chance zur Nachrüstung ihrer Systeme haben. Die erste Übergangsfrist wurde auf den 30. September 2020 gesetzt. Nach kurzer Zeit merkten die Behörden jedoch, dass diese Frist aufgrund des plötzlich hohen Andrangs bei Kassen und TSE-Herstellern zu Lieferengpässen führte und somit sehr wahrscheinlich für die meisten Betriebe unverschuldet nicht einhaltbar sein wird. Aus diesem Grund verlängerten viele Bundesländer die Übergangsfrist um ein weiteres Mal. Dieses Mal wurde als letzter Tag für die Umrüstung der 31. März 2021 angesetzt und dieses mal auch um kein weiteres mal verlängert. Seitdem muss jedes Kassensystem manipulationssicher sein.

Neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme und die dazugehörigen Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) verschärft. Unternehmen müssen ihre Kassensysteme über das Programm „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle beim Finanzamt melden. Hierbei gelten folgende Fristen:

Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme besteht eine Übergangsfrist bis 31. Juli 2025.
Ab dem 1. Juli 2025 neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme sind innerhalb eines Monats zu melden.

Diese Regelung soll sicherstellen, dass die Finanzbehörden einen umfassenden Überblick über die eingesetzten Kassensysteme erhalten und Manipulationen weiter erschwert werden.

Erneuerung der Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE)

Die im Jahr 2020 eingeführten TSE haben eine Gültigkeitsdauer von fünf Jahren. Alle Unternehmen, die ihre TSE im Jahr 2020 installiert haben, müssen diese 2025 erneuern. Hierbei können Betriebe zwischen Hardware-TSE und Cloud-TSE wählen, falls ihr System dies zulässt.

Hardware-TSE: Fest installierte Lösung, die direkt mit dem Kassensystem verbunden ist.
Cloud-TSE: Flexiblere Lösung, die geringere Ausfallrisiken und automatische Updates bietet.

Die Entscheidung für eine der beiden Varianten hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab und je nach Anbindungsmöglichkeit der jeweiligen Kassensysteme. Am besten sollten Unternehmer vor dem Kauf einer neuen TSE beim jeweiligen Unternehmen Ihres Kassensystems nachfragen, um Fehlkäufe und unnötige zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Warum Gastronomie, Einzelhandel und kleine Dienstleister betroffen sind

Steuerbetrug verhindern: Besonders kleine Betriebe mit hohem Bargeldanteil, wie Cafés, Restaurants oder Friseursalons, waren in der Vergangenheit anfällig für Manipulationen.
Technologischer Fortschritt: Moderne Kassensysteme sind mittlerweile auch für kleine Unternehmen erschwinglich und leicht zu bedienen. Einzelhändler profitieren von Funktionen wie Warenwirtschaftssystemen, die Umsatz und Lagerbestand analysieren.
Transparenz und Fairness: Durch die einheitliche Regelung sollen Wettbewerbsverzerrungen vermieden werden, da alle Unternehmen denselben Anforderungen unterliegen.

Konsequenzen bei Nichterfüllung

Unternehmen, die ihre Kassensysteme nicht rechtzeitig nachgerüstet haben, riskieren empfindliche Strafen. Verstöße gegen die KassenSichV können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Zudem führen fehlende manipulationssichere Systeme oft zu Problemen bei Steuerprüfungen. Die Strafen und sonstigen möglichen Konsequenzen sind also enorm und können für viele Unternehmen durchaus existenzgefährdend sein. Allein das sollte Grund genug für alle sein, sich so gut es geht an diese Regelungen zu halten und sich immer wieder über Neuerungen zu informieren.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Falls Sie noch kein TSE-fähiges Kassensystem besitzen, sollten Sie schnellstmöglich handeln. Hier sind die wichtigsten Schritte kurz zusammengefasst:

System prüfen: Ist Ihre Kasse mit einer TSE kompatibel? Falls nicht, benötigen Sie entweder eine Nachrüstung oder ein neues System.
Beratung einholen: Kassensystem-Anbieter oder Steuerberater können Ihnen dabei helfen, die für Ihren Betrieb beste Lösung zu finden.
Fristgerechte Anmeldung: Informieren Sie sich zu allen aktuellen Meldefristen, um auch hier Strafen oder zukünftige Probleme zu vermeiden.

Fazit

Die Verpflichtung zur Nutzung manipulationssicherer Kassensysteme betrifft seit 2020 alle Unternehmen – von großen Einzelhändlern über Restaurants bis hin zu kleinen Dienstleistern. Ab 2025 kommen mit der Meldepflicht und der Erneuerung der TSE weitere Anforderungen hinzu. Das Ziel ist es, Steuerhinterziehung zu verhindern und eine transparente, für alle faire Besteuerung zu gewährleisten. Kleine Betriebe, aber auch die Gastronomie und der Einzelhandel sollten die Anforderungen nicht auf die leichte Schulter nehmen und schnell handeln, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden, da dies schnell zu einer existenziellen Bedrohung für Unternehmen werden kann.

Erinnerung an die Bonpflicht: Sinnvoll oder Bürokratiemonster?

Posted on Dezember 17, 2024 by Theresa Karpotschew

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Bonpflicht: Jeder Kassiervorgang muss durch die Ausgabe eines Belegs dokumentiert werden. Das Ziel dieser Pflicht? Die Erschwerung von Steuerbetrug und Manipulationen an Kassensystemen. Doch während die Idee dahinter sinnvoll erscheint, ist die Umsetzung für viele Unternehmen, vor allem für kleine Betriebe, eine vor allem erhebliche, finanzielle Belastung. Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile der Bonpflicht nochmal genauer betrachten und warum sie weiterhin für Diskussionen sorgt.

Warum die Bonpflicht eingeführt wurde

Die Bonpflicht ist Teil des sogenannten „Kassengesetzes“, welches Manipulationen an Kassensystemen vorbeugen soll. Kassensysteme, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, können Lücken für Steuerbetrug bieten. Der Gesetzgeber will sicherstellen, dass jeder Verkauf registriert und dokumentiert wird, um die Steuerehrlichkeit zu erhöhen und einen fairen Wettbewerb zu fördern. In der Theorie klingt dies logisch: Ein fälschungssicherer Bon, der mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) versehen ist, kann den Beweis liefern, dass jeder Kassiervorgang ordnungsgemäß erfasst wurde. Bei Nichteinhaltung dieser Vorschrift muss man mit Strafen von bis zu 20.000€ rechnen.

Die Schattenseite: Hoher Papierverbrauch und Mehraufwand

Doch in der Praxis gibt es zahlreiche Kritikpunkte an der Bonpflicht. Der wohl offensichtlichste ist der immense Papierverbrauch, der durch die Belegausgabepflicht entsteht. Selbst bei kleinen Einkäufen muss ein Bon gedruckt werden, und das auch dann, wenn Kunden diesen gar nicht wünschen. Dies führt zu einem enormen Anstieg an Papiermüll – eine Belastung für die Umwelt, welche trotz des großen Angebots an modernen, digitalen Lösungen schwer nachvollziehbar erscheint.

Auch der Mehraufwand für die Betriebe ist nicht zu unterschätzen. Gerade kleine Läden und gastronomische Betriebe müssen seit Einführung der Bonpflicht höhere Kosten für die Anschaffung entsprechender Kassensysteme und TSE-Geräte tragen. Diese Systeme sind oft nicht günstig und erhöhen zusätzlich den bürokratischen Aufwand, den kleine Unternehmen stemmen müssen. Für sie bedeutet die Bonpflicht oft mehr Bürokratie und höhere Kosten, ohne dass ein wirklicher Mehrwert für das eigene Geschäft erkennbar ist.

Verständlicher Ansatz zur Bekämpfung von Steuerbetrug

Trotz der berechtigten Kritikpunkte gibt es auch Stimmen, die die Bonpflicht verteidigen. Die Idee dahinter – Steuerehrlichkeit und ein fairer Wettbewerb – ist im Grunde richtig. Gerade in Branchen, in denen viel Bargeld fließt, wie etwa in der Gastronomie oder im Einzelhandel, kann es verlockend sein, Einnahmen nicht vollständig zu erfassen. Die Bonpflicht schafft hier eine zusätzliche Sicherheit, die Betrug erschweren soll. In diesem Sinne zeigt die Bonpflicht auch, dass der Staat den fairen Wettbewerb und die Steuerehrlichkeit schützen will.

Zukunftsperspektiven: Digitale Lösungen statt Papierbons?

Viele Experten fordern jedoch eine Weiterentwicklung der Bonpflicht. Moderne Technologien bieten inzwischen Alternativen zum Papierbon, wie z. B. digitale Belege, die über Apps oder per QR-Code bereitgestellt werden. Diese Lösungen sind nicht nur umweltfreundlicher, sondern könnten auch den Verwaltungsaufwand für Unternehmen senken. Ein digitales Belegsystem könnte zudem die Kundenfreundlichkeit erhöhen, da viele Verbraucher den Papierbon ohnehin nicht benötigen und lieber eine digitale Variante nutzen würden.

Fazit: Bonpflicht zwischen Sinn und Überlastung

Die Bonpflicht bleibt ein umstrittenes Thema. Auf der einen Seite bietet sie eine Möglichkeit, Steuerbetrug zu bekämpfen und für mehr Transparenz zu sorgen. Auf der anderen Seite stellt sie für viele Unternehmen eine zusätzliche Belastung dar – finanziell und organisatorisch. Es bleibt zu hoffen, dass der Gesetzgeber in Zukunft moderne Alternativen zur Papierpflicht prüft, die sowohl die Umwelt als auch die Unternehmen entlasten. Die Idee hinter der Bonpflicht ist nachvollziehbar, doch die Umsetzung bedarf dringend einer Anpassung an die digitale Zeit.

Gastronomie Prozesse – Digitalisierung in der Industrie

Posted on Januar 18, 2023November 18, 2023 by Blitzkasse

Eröffnung eines Gastronomiebetriebes – Digitalisierung

Bei der Eröffnung von Gaststätten müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, ohne die in der modernen Welt kein Geschäft aufgebaut werden kann. Die Automatisierung des Cafés gehört zu einem der wichtigsten Schritte, die beachtet werden müssen. Ohne die Integration von innovativen Technologien und Programmen wird Ihr Unternehmen nicht wachsen können und kann sich so nicht gegen Mitbewerber bestätigen.

Die Automatisierung von Cafés erfolgt durch die Inbetriebnahme von Informationssystemen. Dies geschieht durch die Implementierung von Softwaren, Erwerb der Ausstattung für Ihr Gewerbe und die Beschleunigung von Prozessen im Bereich der Auftragsabwicklung, der Qualitätskontrolle und der Erbringung von Dienstleistungen. Das Automatisierungssystem hilft die Kontrolle über alle Berichte zu behalten, Finanzen und Bilanzen zu überwachen, die kompetente Verwaltung der Mitarbeiter einzurichten und Warenaufzeichnungen zu führen.
Was lässt sich ein Café automatisieren?

Da die Prozesse der Automatisierung von Cafés eine Bandbreite an Schritten umfasst, zeigen wir Ihnen hier die wichtigsten Prozesse, die Sie beachten sollten:
1. Küche, Kellner, Bar

Das Automatisierungsprogram im Café ermöglicht es Ihnen, die Bedienung von Besuchern von A bis Z zu regulieren. Das System hilft dem Kellner sich schnell im Menü zu orientieren, damit er alle Bestelldaten über das POS-Terminal fehlerfrei eingeben kann. Das Automatisierungssystem überträgt schnell die erforderlichen Positionen an die Küche und die Bar. Des Weiteren sind die Automatisierungsprogramme in der Lage über das Fertigstellen der Bestellung zu benachrichtigen, Bons zu drucken und berücksichtigen gleichzeitig persönliche Rabatte der Kunden.
Die gesamte Servicekette von der Annahme der Bestellung bis zur Übergabe an den Kunden wird im System erfasst. Alle Aktionen werden angezeigt, so dass Sie immer überprüfen können, ob die Bestellung korrekt ausgeführt wurde. Die Automatisierung der Einrichtung hilft, die Bereitstellung von Dienstleistungen anzupassen und zu beschleunigen.

2. Finanzieller Teil
Kassenprogramme für Cafés ermöglichen es Ihnen, alle finanziellen Transaktionen zu regulieren. Durch die Implementierung von Automatisierung können Sie Kosten regulieren, Gewinne und Kontostände kontrollieren. Berechnen Sie die Fixkosten für Miete, Einkäufe und Gehälter. Eines der wichtigsten Aspekte der Automatisierung liegt darin, dass die Daten für alle durchgeführten Bons in dem System gespeichert werden, was die Sicherheit der Informationen für alle Geldmittel gewährleistet.

3. Lagerhaltung in einem Café
Die Automatisierung der Café-Buchhaltung ist ein sehr wichtiger Punkt, der ohne mechanisierte Prozesse jedem Mitarbeiter viel Kopfzerbrechen bereitet. Ein Buchhaltungssystem hilft dabei, den Überblick über die Abschreibungen von Waren zu behalten, Inventuren durchzuführen, Dokumente für Lieferanten vorzubereiten, das Lager zu kontrollieren. Ohne eine ordnungsgemäß eingerichtete Buchhaltung wird jede gastronomische Einrichtung früher oder später aufgrund von Produktknappheit, fehlerhaften Lagerbeständen und unpünktlichen Bestellungen von Lieferanten zu scheitern beginnen. Für ein erfolgreiches Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, eine solide Buchführungstechnologie zu verwenden, um Fehler zu vermeiden und das Geschäft mit Vertrauen zu fördern.

4. Verwaltung
Die Automatisierung des Cafébetriebs hilft bei der Verwaltung des Unternehmens. Der unbestrittene Vorteil des Vlitz!Kasse Kassensystems ist es, dass der Café-Besitzer sein Geschäft jederzeit und von jedem Ort aus überwachen kann. Mit einem einzigen System können Sie jederzeit Informationen, Berichte, Finanzen einsehen.
Welche Auswirkungen hat die Automatisierung von Cafés?
Ein Automatisierungsprogramm wirkt sich auf viele Aspekte des Aufbaus eines Unternehmens aus. Die Vorteile der Automatisierung liegen auf der Hand. Sie erhalten einen strukturierten und konfigurierten Betrieb mit einer intelligenten Finanzkontrolle und Qualitätsservice.

Einige der Vorteile, die Sie durch den Einsatz automatisierter Arbeitsabläufe erzielen, sind

Höhere Gewinne und Umsatzsteigerungen durch gute Arbeit in jeder Phase des Geschäftsaufbaus;
Einführung von Bonus- und Treuesystemen, die das Kundeninteresse steigern;
Verbesserter Service und Kundenbetreuung;
Sie erhalten eine übersichtliche Analyse und Statistiken zu allen eingegebenen Daten im Programm;

Die Café-Automatisierung ist ein wichtiger Schritt zur Einrichtung und Optimierung eines Gastronomiebetriebs. Solche Systeme sollten vorzugsweise bei der Eröffnung des Betriebs eingerichtet werden, damit alle Geschäftsprozesse von Anfang an auf dem neuesten Stand sind. Sie werden in der Lage sein, alle positionierten Artikel im Auge zu behalten, Menüs zu bearbeiten und die Statistiken Ihres Unternehmens zu kontrollieren. Auf diese Weise erreichen Sie schnell Ihr gewünschtes Ergebnis und einen guten Platz unter Ihren Mitbewerbern.

Sollten Sie Fragen oder Wünsche bezüglich der Automatisierungsprozesse in Ihrem Unternehmen haben und mehr über unsere Kassensysteme erfahren wollen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Unser Support Team steht Ihnen gerne von Montag – bis Freitag von 10.00 bis 18.00 zur Verfügung.

Ihr M&S SystemSolutions Team

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Schlagwort: Gastronomie