Die Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für Kassensysteme stellt eine bedeutende Änderung für alle Unternehmen in Deutschland dar, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Früher waren insbesondere kleine Dienstleister wie Friseure, Kosmetikstudios oder kleine Cafés nicht verpflichtet, manipulationssichere elektronische Kassensysteme zu verwenden und konnten noch einfachere und kostengünstigere Alternativen nutzen. Auch in der Gastronomie und im Einzelhandel wurden Kassensysteme unterschiedlich gehandhabt. Doch seit der Verabschiedung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen im Dezember 2016 und der darauffolgenden Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) im Jahr 2020 hat sich das geändert.

Die gesetzlichen Grundlagen

Am 22. Dezember 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulation der Grundaufzeichnungen verabschiedend, welches alle Unternehmen zur Verwendung manipulationssicherer Kassensysteme verpflichtete. Das Ziel dieses Gesetzes war es, Steuerhinterziehung aufgrund von manipulierten Kassenaufzeichnungen zu verhindern. Um Steuerhinterziehung weiter zu erschweren, löste am 1. Januar 2020 ein neues Gesetz die alten Vorschriften ab. Seitdem müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein.

Warum die Regelung für alle gilt

Früher galten für kleinere Unternehmen häufig Ausnahmen, da viele von ihnen einfache Registrierkassen oder manuelle Aufzeichnungsmethode verwendeten. Dies reichte meistens für die Aufzeichnung aus und verschonte die kleinen Unternehmen vor großen Mehraufwand und Kosten durch die Anschaffung von TSE-fähigen Kassensystemen und der technischen Sicherheitseinrichtung selbst. Um jedoch faire Wettbewerbsbedingungen zu schaffen und allen die mögliche Steuerhinterziehung gleich zu erschweren, wurden die Anforderungen in der neuen Gesetzgebung vereinheitlicht. Aus diesem Grund ist die Manipulationssicherheit branchenübergreifend Plicht und das unabhängig von Umsatz und Größe des Unternehmens.

Die Rolle der Übergangsfristen

Trotz dessen, dass die KassenSichV am 1. Januar 2020 in Kraft trat, wurden den Unternehmen Übergangsfristen gewährt, damit diese überhaupt eine Chance zur Nachrüstung ihrer Systeme haben. Die erste Übergangsfrist wurde auf den 30. September 2020 gesetzt. Nach kurzer Zeit merkten die Behörden jedoch, dass diese Frist aufgrund des plötzlich hohen Andrangs bei Kassen und TSE-Herstellern zu Lieferengpässen führte und somit sehr wahrscheinlich für die meisten Betriebe unverschuldet nicht einhaltbar sein wird. Aus diesem Grund verlängerten viele Bundesländer die Übergangsfrist um ein weiteres Mal. Dieses Mal wurde als letzter Tag für die Umrüstung der 31. März 2021 angesetzt und dieses mal auch um kein weiteres mal verlängert. Seitdem muss jedes Kassensystem manipulationssicher sein.

Neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme und die dazugehörigen Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) verschärft. Unternehmen müssen ihre Kassensysteme über das Programm „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle beim Finanzamt melden. Hierbei gelten folgende Fristen:

• Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme besteht eine Übergangsfrist bis 31. Juli 2025.
• Ab dem 1. Juli 2025 neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme sind innerhalb eines Monats zu melden.

Diese Regelung soll sicherstellen, dass die Finanzbehörden einen umfassenden Überblick über die eingesetzten Kassensysteme erhalten und Manipulationen weiter erschwert werden.

Erneuerung der Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE)

Die im Jahr 2020 eingeführten TSE haben eine Gültigkeitsdauer von fünf Jahren. Alle Unternehmen, die ihre TSE im Jahr 2020 installiert haben, müssen diese 2025 erneuern. Hierbei können Betriebe zwischen Hardware-TSE und Cloud-TSE wählen, falls ihr System dies zulässt.

• Hardware-TSE: Fest installierte Lösung, die direkt mit dem Kassensystem verbunden ist.
• Cloud-TSE: Flexiblere Lösung, die geringere Ausfallrisiken und automatische Updates bietet.

Die Entscheidung für eine der beiden Varianten hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab und je nach Anbindungsmöglichkeit der jeweiligen Kassensysteme. Am besten sollten Unternehmer vor dem Kauf einer neuen TSE beim jeweiligen Unternehmen Ihres Kassensystems nachfragen, um Fehlkäufe und unnötige zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Warum Gastronomie, Einzelhandel und kleine Dienstleister betroffen sind

1. Steuerbetrug verhindern: Besonders kleine Betriebe mit hohem Bargeldanteil, wie Cafés, Restaurants oder Friseursalons, waren in der Vergangenheit anfällig für Manipulationen.
2. Technologischer Fortschritt: Moderne Kassensysteme sind mittlerweile auch für kleine Unternehmen erschwinglich und leicht zu bedienen. Einzelhändler profitieren von Funktionen wie Warenwirtschaftssystemen, die Umsatz und Lagerbestand analysieren.
3. Transparenz und Fairness: Durch die einheitliche Regelung sollen Wettbewerbsverzerrungen vermieden werden, da alle Unternehmen denselben Anforderungen unterliegen.

Konsequenzen bei Nichterfüllung

Unternehmen, die ihre Kassensysteme nicht rechtzeitig nachgerüstet haben, riskieren empfindliche Strafen. Verstöße gegen die KassenSichV können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Zudem führen fehlende manipulationssichere Systeme oft zu Problemen bei Steuerprüfungen. Die Strafen und sonstigen möglichen Konsequenzen sind also enorm und können für viele Unternehmen durchaus existenzgefährdend sein. Allein das sollte Grund genug für alle sein, sich so gut es geht an diese Regelungen zu halten und sich immer wieder über Neuerungen zu informieren.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Falls Sie noch kein TSE-fähiges Kassensystem besitzen, sollten Sie schnellstmöglich handeln. Hier sind die wichtigsten Schritte kurz zusammengefasst:

1. System prüfen: Ist Ihre Kasse mit einer TSE kompatibel? Falls nicht, benötigen Sie entweder eine Nachrüstung oder ein neues System.
2. Beratung einholen: Kassensystem-Anbieter oder Steuerberater können Ihnen dabei helfen, die für Ihren Betrieb beste Lösung zu finden.
3. Fristgerechte Anmeldung: Informieren Sie sich zu allen aktuellen Meldefristen, um auch hier Strafen oder zukünftige Probleme zu vermeiden.

Fazit

Die Verpflichtung zur Nutzung manipulationssicherer Kassensysteme betrifft seit 2020 alle Unternehmen – von großen Einzelhändlern über Restaurants bis hin zu kleinen Dienstleistern. Ab 2025 kommen mit der Meldepflicht und der Erneuerung der TSE weitere Anforderungen hinzu. Das Ziel ist es, Steuerhinterziehung zu verhindern und eine transparente, für alle faire Besteuerung zu gewährleisten. Kleine Betriebe, aber auch die Gastronomie und der Einzelhandel sollten die Anforderungen nicht auf die leichte Schulter nehmen und schnell handeln, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden, da dies schnell zu einer existenziellen Bedrohung für Unternehmen werden kann.