Die Nachricht vom Finanzamt, in der TSE-Daten als CSV- oder TAR-Datei angefordert werden, sorgt oft für Unsicherheit. Doch mit den richtigen Informationen und Werkzeugen können Sie als Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Hier finden Sie eine Übersicht zu den wichtigen Exportverfahren, den technischen und rechtlichen Anforderungen sowie Tipps zur langfristigen Datensicherung damit bei einer möglichen Finanzamt-Prüfung alles perfekt abläuft.

Welche Datenformate verlangt das Finanzamt?

Für die Übermittlung von Kassendaten an das Finanzamt gibt es zwei zentrale Formate: DSFinV-K-Export und TSE-TAR-Export. Hier ist eine kleine Übersicht über alle wichtigen Informationen und Anforderungen zu diesen beiden Formaten:

DSFinV-K-Export:

• • Definition: Standardisiertes Format gemäß der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K).
  • Inhalt: Einzelaufzeichnungen, Stammdaten und Kassenabschlüsse.
  • Datenformat: In der Regel im CSV-Format.
  • Ziel: Einheitliche und nachvollziehbare Bereitstellung von Kassendaten.
  • Struktur und Benennung: Einheitliche Standards für die Datei- und Feldstruktur.
  • Datenumfang: Vollständige Dokumentation der Kassenvorgänge, inkl. Stammdaten, Einzelaufzeichnungen und Abschlüssen.

TSE-TAR-Export:

• • Definition: Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) speichert signierte Transaktionsdaten in verschlüsselten TAR-Dateien.
  • Inhalt: Protokollierte Transaktionen mit zugehörigen Signaturen.
  • Besonderheit: Finanzämter nutzen spezielle Software, um die Daten auszuwerten.
  • Exportverfahren: Direkt über die TSE oder mit speziellen Softwaretools, z. B. vom Kassensystemanbieter.
  • Dateiinhalt: Enthält verschlüsselte Rohdaten und Signaturen für jede Transaktion.

Rechtliche Anforderungen

1.Gesetzliche Grundlage:
Unternehmen müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten TSE gemäß § 146a Abgabenordnung (AO) ausstatten. Falls Sie noch keine TSE besitzen können Sie gerne direkt hier auf unserer Seite eine erwerben (inklusive vollen Support für 5 Jahre) oder sich in unserem letzten Blogeintrag zur TSE über alles wichtige informieren.

2.DSFinV-K Vorgaben:
Die DSFinV-K legt die Anforderungen an die digitale Schnittstelle für Kassensysteme fest. Unternehmen sind dazu verpflichtet sich regelmäßig ihre Kassensysteme auf Aktualität zu überprüfen. Die aktuelle Version 2.3 der DSFinV-K gilt für alle Daten welche ab dem 1. Juli 2022 erstellt wurden.

3.Aufbewahrungspflichten:
Unternehmen sind verpflichtet, die exportierten Kassendaten für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Dies dient der Sicherstellung, dass die Daten bei Bedarf für Prüfungen durch die Finanzbehörden verfügbar sind. Deswegen ist es wichtig als Unternehmen regelmäßige Backups und Prüfungen ihrer Kassensysteme durchführen um sicherzustellen, dass sie den aktuellen technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen. Durch diese Schritte lässt sich später bei Prüfungen durch die Finanzbehörden viel ärger und Zeit sparen.

Tipps für die Praxis

1. 1. Regelmäßige Exporte: Führen Sie DSFinV-K- und TAR-Exporte regelmäßig durch, um jederzeit auditbereit zu sein.
   2. Prüfung der Systeme: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kassensysteme immer auf dem aktuellen technischen Stand sind.
   3. Archivierung: Speichern Sie die Daten sicher und zugänglich, um mögliche Prüfungen zu erleichtern.
   4. Tools nutzen: Viele Anbieter, wie auch wir, stellen Softwarelösungen für den Export und die Datensicherung bereit.

Eine sorgfältige Vorbereitung und Einhaltung der technischen sowie rechtlichen Anforderungen erleichtert den Ablauf von Prüfungen durch das Finanzamt erheblich. Regelmäßige Exporte, die richtige Software und eine langfristige Archivierungsstrategie sind essenziell, um alle Anforderungen zu erfüllen und stressfrei durch die Prüfung zu kommen.