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Finanzamt-Prüfung? So kommen Sie an die korrekten TSE Dateien!


Die Nachricht vom Finanzamt, in der TSE-Daten als CSV- oder TAR-Datei angefordert werden, sorgt oft für Unsicherheit. Doch mit den richtigen Informationen und Werkzeugen können Sie als Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Hier finden Sie eine Übersicht zu den wichtigen Exportverfahren, den technischen und rechtlichen Anforderungen sowie Tipps zur langfristigen Datensicherung damit bei einer möglichen Finanzamt-Prüfung alles perfekt abläuft.

Welche Datenformate verlangt das Finanzamt?

Für die Übermittlung von Kassendaten an das Finanzamt gibt es zwei zentrale Formate: DSFinV-K-Export und TSE-TAR-Export. Hier ist eine kleine Übersicht über alle wichtigen Informationen und Anforderungen zu diesen beiden Formaten:

DSFinV-K-Export:

  • Definition: Standardisiertes Format gemäß der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K).
  • Inhalt: Einzelaufzeichnungen, Stammdaten und Kassenabschlüsse.
  • Datenformat: In der Regel im CSV-Format.
  • Ziel: Einheitliche und nachvollziehbare Bereitstellung von Kassendaten.
  • Struktur und Benennung: Einheitliche Standards für die Datei- und Feldstruktur.
  • Datenumfang: Vollständige Dokumentation der Kassenvorgänge, inkl. Stammdaten, Einzelaufzeichnungen und Abschlüssen.

TSE-TAR-Export:

  • Definition: Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) speichert signierte Transaktionsdaten in verschlüsselten TAR-Dateien.
  • Inhalt: Protokollierte Transaktionen mit zugehörigen Signaturen.
  • Besonderheit: Finanzämter nutzen spezielle Software, um die Daten auszuwerten.
  • Exportverfahren: Direkt über die TSE oder mit speziellen Softwaretools, z. B. vom Kassensystemanbieter.
  • Dateiinhalt: Enthält verschlüsselte Rohdaten und Signaturen für jede Transaktion.

Rechtliche Anforderungen

1.Gesetzliche Grundlage:
Unternehmen müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten TSE gemäß § 146a Abgabenordnung (AO) ausstatten. Falls Sie noch keine TSE besitzen können Sie gerne direkt hier auf unserer Seite eine erwerben (inklusive vollen Support für 5 Jahre) oder sich in unserem letzten Blogeintrag zur TSE über alles wichtige informieren.

2.DSFinV-K Vorgaben:
Die DSFinV-K legt die Anforderungen an die digitale Schnittstelle für Kassensysteme fest. Unternehmen sind dazu verpflichtet sich regelmäßig ihre Kassensysteme auf Aktualität zu überprüfen. Die aktuelle Version 2.3 der DSFinV-K gilt für alle Daten welche ab dem 1. Juli 2022 erstellt wurden.

3.Aufbewahrungspflichten:
Unternehmen sind verpflichtet, die exportierten Kassendaten für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Dies dient der Sicherstellung, dass die Daten bei Bedarf für Prüfungen durch die Finanzbehörden verfügbar sind. Deswegen ist es wichtig als Unternehmen regelmäßige Backups und Prüfungen ihrer Kassensysteme durchführen um sicherzustellen, dass sie den aktuellen technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen. Durch diese Schritte lässt sich später bei Prüfungen durch die Finanzbehörden viel ärger und Zeit sparen.

Tipps für die Praxis

  1. Regelmäßige Exporte: Führen Sie DSFinV-K- und TAR-Exporte regelmäßig durch, um jederzeit auditbereit zu sein.
  2. Prüfung der Systeme: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kassensysteme immer auf dem aktuellen technischen Stand sind.
  3. Archivierung: Speichern Sie die Daten sicher und zugänglich, um mögliche Prüfungen zu erleichtern.
  4. Tools nutzen: Viele Anbieter, wie auch wir, stellen Softwarelösungen für den Export und die Datensicherung bereit.

Eine sorgfältige Vorbereitung und Einhaltung der technischen sowie rechtlichen Anforderungen erleichtert den Ablauf von Prüfungen durch das Finanzamt erheblich. Regelmäßige Exporte, die richtige Software und eine langfristige Archivierungsstrategie sind essenziell, um alle Anforderungen zu erfüllen und stressfrei durch die Prüfung zu kommen.

Erinnerung: Meldepflicht von TSE und Kassensystemen


Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung – besonders, wenn es um die korrekte Registrierung von Kassensystemen und Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) beim Finanzamt geht. Unternehmer sollten die Meldepflicht stets ernst nehmen und sich regelmäßig über Neuerungen informieren, um rechtliche aber vor allem finanzielle Konsequenzen zu vermeiden. Deswegen gibt es hier alle wichtigen Infos rund um die Meldepflicht von neuen Kassen noch einmal kurz zusammengefasst.

Warum ist die Meldepflicht wichtig?

Seit der Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, ihre Kassensysteme und die dazugehörigen TSE dem Finanzamt zu melden. Diese Maßnahme soll Manipulationen von Kassendaten verhindern und für mehr Transparenz sorgen. Die Nichtmeldung oder verspätete Meldung kann zu Bußgeldern führen und bei Betriebsprüfungen Probleme verursachen.

Was muss gemeldet werden?

– Art des Kassensystems:  Elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme oder andere Kassentypen.

– TSE-Details:  Seriennummer, Hersteller und Inbetriebnahmedatum der TSE.

– Standort der Kasse:  Der Einsatzort des Kassensystems, z. B. die Filiale oder der Laden.

– Datum der Inbetriebnahme:  Wann das Kassensystem erstmals verwendet wurde.

– Änderungen: Falls Änderungen vorgenommen werden, wie etwa der Austausch der TSE oder die Außerbetriebnahme eines Kassensystems, muss dies ebenfalls dem Finanzamt mitgeteilt werden.

Fristen und Verfahren

Gemäß den Vorgaben der Finanzbehörden müssen neue Kassensysteme und TSE innerhalb von einem Monat nach Inbetriebnahme  gemeldet werden. Die Meldung erfolgt in der Regel über das Online-Portal des zuständigen Finanzamts. Alternativ können einige Bundesländer auch papierbasierte Formulare oder andere digitale Wege anbieten. Um die Anmeldung korrekt zu machen, sollten Sie sich am besten auf der Seite ihres zuständigen Finanzamts informieren oder sich eine telefonische Auskunft geben lassen, falls keine weiteren Informationen auf der jeweiligen Seite zu finden sind.

Außerdem ist es ratsam, die Bestätigung der Anmeldung sorgfältig aufzubewahren, da diese bei Betriebsprüfungen als zusätzlicher Beweis der Meldung vorgelegt werden kann.

Mögliche Konsequenzen bei Nichtmeldung

– Bußgelder von bis zu 25.000 Euro.

– Nachteilige Prüfungsfeststellungen bei Steuerprüfungen.

– Verluste von Steuervergünstigungen oder rechtlichen Schutzmöglichkeiten im Streitfall.

Tipps zur Einhaltung der Meldepflicht

  1. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle eingesetzten Kassensysteme und TSE ordnungsgemäß gemeldet sind.
  2. Dokumentation: Führen Sie eine lückenlose Dokumentation über alle Kassensysteme und TSE, inklusive Kaufbelegen, Installationsprotokollen und Meldungen an das Finanzamt.
  3. Steuerberater einbeziehen: Konsultieren Sie Ihren Steuerberater, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Fazit

Die fristgerechte Meldung neuer Kassensysteme und TSE ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern schützt Ihr Unternehmen auch vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Wer hier proaktiv handelt, spart sich langfristig Ärger. Außerdem sorgt dies für einen reibungslosen Ablauf und weniger Stress bei möglichen Prüfungen und bewahrt Sie vor zu hohen Schätzungen.

Vergessen Sie also nicht: Prüfen Sie Ihre Kassensysteme und melden Sie neue oder geänderte Geräte unverzüglich beim Finanzamt!

Falls Sie Interesse an einer TSE haben, können Sie gerne in unserem Online-Shop vorbeischauen. Dort bieten wir eine TSE mit Support-Paket-Plus an, in welcher wir Ihnen eine 5 Jahre Austauschgarantie bei Defekt des Sticks, 5 Jahre Finanzamt-Zertifizierung und 5 Jahre Support bei Ihrer Steuerprüfung bieten. Falls Sie weitere Fragen zu unserem TSE Angebot haben, können Sie uns gerne anrufen und von einen unserer kompetenten Mitarbeiter beraten lassen.

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