Getränkepreise kalkulieren, ohne sich selbst etwas schönzurechnen: Warum ein einfacher Faktor nur der Anfang sein kann.
Diese Frage hören wir seit vielen Jahren:
„Was muss ich für eine Cola, ein Bier oder einen Kaffee verlangen?“
Früher haben auch wir darauf manchmal zu schnell geantwortet.
Ein Einkaufspreis, ein Kalkulationsfaktor, ein Verkaufspreis – fertig.
Beim erneuten Lesen unseres alten Beitrags mussten wir aber selbst sagen:
So einfach ist es nicht.
Einige Werte passten nicht sauber zusammen. Außerdem klang es so, als gäbe
es für eine ganze Stadt den einen perfekten Getränkepreis. Den gibt es nicht.
Deshalb fangen wir noch einmal von vorne an.
Wir sind Hersteller von Kassensoftware und KAssensystemen. Wir sind keine Steuerberater und auch keine professionelle Gastronomie-Kalkulationsberatung.
Aber wir begleiten seit über 25 Jahren Restaurants, Cafés, Bars und Imbisse.
Und genau diese Frage liegt sehr oft auf unserem Tisch.
Wir möchten deshalb keine Wunderformel versprechen. Wir zeigen lieber eine einfache Rechenweise, mit der ein Betreiber seine eigenen Zahlen prüfen kann.
Schnellzugriff
Warum ein Kalkulationsfaktor allein nicht reicht
Der klassische Gedanke ist schnell erklärt:
Einkaufspreis mal Faktor gleich Verkaufspreis.
Als erste Orientierung kann das funktionieren. Als vollständige KAlkulation reicht es aber nicht.
Zwei Restaurants können dasselbe Getränk zum gleichen Einkaufspreis kaufen und trotzdem völlig unterschiedliche Verkaufspreise benötigen.
- unterschiedliche Miete
- unterschiedliche Personalkosten
- andere Öffnungszeiten
- anderer Serviceaufwand
- unterschiedliche Lage
- andere Zielgruppe
- andere Einkaufskonditionen
- unterschiedlicher Getränkeumsatz
Eine kleine Bar in bester Innenstadtlage hat eine andere Kostenstruktur als ein Familienrestaurant auf dem Land. Ein Café mit Bedienung am Tisch arbeitet anders als ein Selbstbedienungs-Imbiss.
Deshalb ist ein Faktor kein Gesetz. Er ist höchstens ein schneller
Plausibilitäts-Check.
Der häufigste Fehler: Netto und Brutto werden vermischt
Viele falsche Kalkulationen entstehen, weil ein Netto-Einkaufspreis direkt – mit einem Brutto-Verkaufspreis verglichen wird.
Das sieht auf den ersten Blick harmlos aus. Es verändert aber jeden Faktor und jede Prozentzahl.
Bei Getränken im Restaurant gilt grundsätzlich der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 Prozent. Deshalb muss der
Brutto-Verkaufspreis zunächst in einen Netto-Umsatz umgerechnet werden.
Besondere Fälle und Ausnahmen sollten mit dem Steuerberater geprüft werden.
Brutto-Verkaufspreis ÷ 1,19Wareneinsatz netto ÷ Netto-Umsatz × 100Netto-Umsatz − variable KostenNetto-Umsatz ÷ Netto-EinkaufspreisWichtig: Ein hoher Deckungsbeitrag ist noch kein Gewinn.
Davon müssen unter anderem Personal, Miete, Energie, Versicherungen, Software, Reparaturen und viele andere Kosten bezahlt werden.
Ein ehrliches Rechenbeispiel mit einer 0,33-l-Flasche
Wir nehmen bewusst ein einfaches Beispiel. Die Zahlen sind keine allgemeine Preisempfehlung, sondern nur eine Rechenvorlage.
| Position | Annahme | Erklärung |
|---|---|---|
| Getränkeeinkauf netto | 0,65 € | Eigener Einkaufspreis laut Lieferantenrechnung |
| Variable Nebenkosten | 0,15 € | Beispielhaft für Eis, Zitrone, kleine Verluste oder Verbrauchsmaterial |
| Variable Kosten gesamt | 0,80 € | 0,65 € + 0,15 € |
| Verkaufspreis brutto | 4,50 € | Preis, den der Gast auf der Karte sieht |
| Netto-Umsatz | 3,78 € | 4,50 € ÷ 1,19 |
| Deckungsbeitrag I | 2,98 € | 3,78 € − 0,80 € |
| Wareneinsatzquote | 17,2 % | 0,65 € ÷ 3,78 € × 100 |
Die 2,98 Euro sind nicht der Gewinn des Restaurants.
Dieser Betrag leistet nur einen Beitrag dazu, die übrigen Kosten des Betriebes zu bezahlen.
Erst wenn die Summe aller Deckungsbeiträge höher ist als Personal, Raumkosten und alle weiteren betrieblichen Ausgaben, bleibt am Ende ein Ergebnis übrig.
Was bedeuten die wichtigsten Begriffe wirklich?
Wareneinsatz
Der Wareneinsatz ist der Wert der tatsächlich verbrauchten Ware.
Bei einer einzeln verkauften Flasche ist das einfach. Bei offenen Getränken, Kaffee, Cocktails oder Saftschorlen muss die Menge pro Portion berechnet werden.
Pfand, das bei ordnungsgemäßer Rückgabe wieder erstattet wird, ist nicht automatisch Wareneinsatz. Verluste durch fehlende Flaschen oder KÄsten müssen aber irgendwo in der betrieblichen Rechnung auftauchen.
Wareneinsatzquote
Die Wareneinsatzquote zeigt, welcher Anteil des Netto-Umsatzes für die eigentliche Ware benötigt wird.
Eine niedrige Quote sieht gut aus. Sie sagt allein aber noch nicht, ob der Betrieb rentabel ist. Ein Getränk kann eine sehr niedrige Wareneinsatzquote haben und trotzdem zu wenig absoluten Deckungsbeitrag bringen.
Kalkulationsfaktor
Der Faktor zeigt, wie oft der Einkaufspreis im Verkaufspreis enthalten ist.
Wichtig ist, dass immer dieselbe Basis verwendet wird.
In unserem Beispiel beträgt der saubere Netto-Faktor:
3,78 € ÷ 0,65 € = 5,82.
Wer dagegen 4,50 € brutto durch 0,65 € netto teilt, erhält 6,92.
Diese Zahl vermischt Brutto und Netto und ist für einen sauberen Vergleich wenig hilfreich!
Deckungsbeitrag
Der Deckungsbeitrag zeigt, was nach Abzug der direkt zurechenbaren variablen Kosten übrig bleibt.
Genau dieser Betrag hilft, die festen Kosten des Restaurants zu tragen.
Deshalb ist der Deckungsbeitrag für die Praxis oft interessanter als eine schön klingende Prozentzahl.
Drei mögliche Verkaufspreise – drei verschiedene Ergebnisse
Nehmen wir weiterhin 0,65 Euro Netto-Einkauf und insgesamt 0,80 Euro
variable Kosten an.
| Brutto-Preis | Netto-Umsatz | Wareneinsatzquote | Deckungsbeitrag I |
|---|---|---|---|
| 3,90 € | 3,28 € | 19,8 % | 2,48 € |
| 4,50 € | 3,78 € | 17,2 % | 2,98 € |
| 4,90 € | 4,12 € | 15,8 % | 3,32 € |
Welche dieser drei Varianten richtig ist, kann niemand nur anhand des
Einkaufspreises entscheiden.
Der Preis von 4,90 Euro kann in einem modernen Innenstadt-Restaurant völlig normal sein. Im kleinen Vereinsheim kann er zu hoch wirken. Gleichzeitig kann ein Preis von 3,90 Euro für einen Betrieb mit hohen Personalkosten wirtschaftlich zu niedrig sein.
Es gibt keinen perfekten Getränkepreis für ganz Nürnberg, Bayern oder Deutschland.
Es gibt nur einen Preis, der zu Ihrem Betrieb, Ihrer Zielgruppe und Ihrer Kostenstruktur passen muss.
So würden wir in der Praxis vorgehen
- Den echten Netto-Einkaufspreis nehmen
Nicht mit alten Preislisten rechnen. Die aktuelle Lieferantenrechnung ist die Grundlage. Rabatte, Boni und Gebindegrößen müssen richtig zugeordnet werden. - Die Portion sauber bestimmen
Bei Kaffee, Cocktails, offenen Weinen und Schorlen muss bekannt sein, wieviel Ware tatsächlich in einer Portion steckt. - Variable Nebenkosten nicht vergessen
Eis, Garnitur, Sirup, Strohhalme, Servietten und typische Verluste sind klein. In der Summe können sie aber eine Rolle spielen. - Den gewünschten Netto-Umsatz berechnen
Erst netto rechnen. Die Umsatzsteuer kommt anschließend auf den Netto-Verkaufspreis. - Mit dem Markt vergleichen
Die Konkurrenz ist eine Orientierung, aber keine eigene Kalkulation.
Ein fremder Betrieb kann ganz andere Kosten und Einkaufskonditionen haben. - Nach einigen Wochen kontrollieren
Welche Getränke werden wirklich verkauft? Wo gibt es Schwund? Welche Artikel stehen nur im Lager? Erst echte Verkaufsdaten zeigen, ob die Planung funktioniert.
Warum „der Nachbar nimmt 4,20 Euro“ keine Kalkulation ist
Viele Preise entstehen so:
Der Nachbar verlangt 4,20 Euro. Dann nehmen wir 4,10 Euro.
Das ist verständlich, aber gefährlich.
Vielleicht hat der Nachbar eine niedrigere Miete. Vielleicht arbeitet die ganze Familie mit. Vielleicht kauft er deutlich günstiger ein. Vielleicht
verdient er mit diesem Preis selbst kaum Geld.
Natürlich muss ein Preis zum Umfeld passen. Aber ein Marktvergleich darf die eigene Rechnung nicht ersetzen.
Getränke mit hoher Prozentmarge sind nicht automatisch die besten Artikel
Ein Espresso kann prozentual eine sehr hohe Rohmarge haben. Trotzdem braucht er Maschine, Reinigung, Personalzeit, Tasse, Wasser und Energie.
Ein Cocktail bringt möglicherweise einen hohen Deckungsbeitrag, benötigt aber viele Zutaten, Vorbereitung und einen Mitarbeiter, der ihn sauber zubereiten kann.
Eine Flasche Wasser ist sehr einfach im Ablauf, kann aber bei falscher Lagerung viel Platz blockieren.
Deshalb sollte ein Getränk nicht nur nach Prozenten beurteilt werden.
Wichtig sind auch:
- absoluter Deckungsbeitrag
- Verkaufshäufigkeit
- Lagerbedarf
- Zubereitungszeit
- Schwund und Ausschankverluste
- passende Kombination mit Speisen
Was ein Kassensystem bei der Kalkulation wirklich leisten kann
Das Kassensystem legt den richtigen Verkaufspreis nicht automatisch fest. Diese Entscheidung bleibt beim Betreiber.
Es kann aber zeigen, ob die Entscheidung später funktioniert.
Sinnvoll sind zum Beispiel Auswertungen über:
- verkaufte Menge pro Artikel
- Umsatz pro Warengruppe
- Verkäufe nach Tageszeit
- Renner und Penner
- Stornos und Preisänderungen
- Vergleich verschiedener Zeiträume
Diese Verkaufszahlen sollten regelmäßig mit Einkauf und Bestand verglichen werden. Erst dann wird aus einer theoretischen KAlkulation eine echte betriebliche Kontrolle.
Ein einfaches Beispiel: Laut Kasse wurden 500 Flaschen verkauft, im Lager fehlen aber 540 Flaschen. Dann liegt das Problem nicht beim Kalkulationsfaktor, sondern wahrscheinlich bei Schwund, Eigenverbrauch, falschen Buchungen oder nicht erfassten Verkäufen.
Unser Blick von der Seite
In vielen Gesprächen merken wir, dass neue Gastronomen zuerst nach dem richtigen Faktor suchen.
Das ist verständlich. Eine einzige Zahl fühlt sich sicher an.
Die Wahrheit ist leider etwas unbequemer:
Ein Faktor kann beim Start helfen. Einen wirtschaftlichen Betrieb ersetzt er nicht.
Eine gute Getränkekalkulation verbindet den Einkaufspreis mit der Umsatzsteuer, den variablen Kosten, dem benötigten Deckungsbeitrag, dem Standort und der Zahlungsbereitschaft der Gäste.
Danach beginnt die eigentliche Arbeit: verkaufen, kontrollieren und bei Bedarf nachjustieren.
Falls Sie gerade Ihre erste Getränkekarte planen …
… rechnen Sie lieber einmal mehr nach als einmal zu wenig.
Kopieren Sie nicht einfach die Preise vom Nachbarn und vertrauen Sie nicht blind auf einen pauschalen Faktor.
Nehmen Sie Ihre eigenen Zahlen. Beginnen Sie mit einer überschaubaren Auswahl. Und kontrollieren Sie nach der Eröffnung, was Ihre Gäste wirklich bestellen.
Vielleicht ist diese Methode nicht spektakulär. Aber sie ist deutlich hilfreicher als eine angeblich perfekte Preisliste für ganz Deutschland.
Das ist unser zweiter Beitrag aus der Reihe „Gastronomie – Ein Blick von der Seite.“
Die Beispiele dienen als einfache Orientierung und ersetzen keine individuelle Steuer- oder Unternehmensberatung. Für Getränke im Restaurant gilt grundsätzlich der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 Prozent. Je nach Verkaufsform und Produkt können Besonderheiten bestehen. Bitte prüfen Sie die aktuelle steuerliche Behandlung mit Ihrem Steuerberater.
